Project Planning a Step by Step Guide(translation draft)

项目成功的关键就是计划。制定项目计划是开始任何项目都应该做的第一件事情。由于急于开始项目,我们通常都会忽略项目计划。然而,很多人都没有意识到项目计划在节约时间,资金以及其他诸多问题的价值。

本文介绍一种简单实用的项目计划方法。阅读完本指南后,您应该可以学会一套全面的项目计划方法,以用于将来的项目。

第一步:项目目标

利益相关者的需求得到满足的项目才是成功项目。利益相关者可以是直接或间接影响项目的任何一个人。

首先,识别项目中的利益相关者很重要。通常都不太容易识别出项目的利益相关人,尤其是那些间接影响项目的利益相关者。利益相关者可能是:

1) 项目赞助人

2) 接收交付产品的客户

3) 项目成果的用户

4) 项目经理和项目团队

明白谁是项目利益相关者后,下一步就是找出他们的需求。最佳办法就是拜访利益相关者。拜访期间,需要花点时间让利益相关者说出创造真正利益的真实需求,因为利益相关者通常只谈论一些不相关的或者不带来任何利益的需求。可以将这些需求记录下来并设置低优先级。

拜访完毕后,下一步就是将您手头上的需求清单进行优先排列。从优先清单中,创建一系列易于达成的目标。创建技巧就是根据SMART法则查看清单。采用这种方法可对目标达成的时间了如指掌。

SMART Goals

Specific

1) Well defined

2) Clear to anyone that has a basic knowledge of the project

Measurable

1) Know if the goal is obtainable and how far away completion is

2) Know when it has been achieved

Agreed Upon

1) Agreement with all the stakeholders what the goals should be

Realistic

1) Within the availability of resources, knowledge and time

Time Based

1) Enough time to achieve the goal

2) Not too much time, which can affect project performance

创建了一套清晰的目标后,将之记录在项目计划中。将利益相关者的需求和预期包含在计划内也非常有用。

这是完成计划过程中最困难的部分。现在让我们看下一步中的项目交付成果。

第二步:项目交付成果

使用在步骤一中已经制定的目标,创建项目交付清单以达成目标。指定每项交付产品的交付时间和交付方式。

将交付成果添加到项目计划中并估计交付时间。在进度阶段制定更为准确的交付时间。

第三步:项目进度表

创建需要执行的任务清单,与第二步中确定的每一个交付产品相对应。对于每一任务,必须确认:

1) 完成任务所需的工作量(小时或天数)

2) 执行任务的资源

为每一项任务确定工作量后,可以计算出每一批交货所需的工作量和准确的交付时间。用准确的交付时间来更新交付部分。

计划进行到此,您可以选择使用工具比如 Microsoft Project 来创建项目进度表,另外您也可以选择使用免费模板。输入所有交付产品、任务、持续时间和完成任务的资源。

这时通常会遇到一个问题,就是根据您的估算无法赶上赞助人规定的最终交货期。如果您发现了这个问题,必须立刻联系赞助人。解决办法有:

1) 就最终期限重新谈判(项目延迟)

2) 增加人员(成本增加)

3) 减少项目内容(交付减少)

用项目进度表来证实采用上述任何一个方法都是正确有效的。

第四步:支持计划

这部分涉及您应该创建的一系列计划,作为计划过程中的一部分,这些计划可直接涵盖在此支持计划内。

人力资源计划

按名字确认在项目中担任领导角色的个人和组织。描述每一个人和组织在项目中所担任的角色和担负的责任。

接下来,描述实施项目所需的人数和人员类型。详细说明开始日期、预计持续时间以及使用方式以获得人力支持。单击创建一张包含此信息的图表。

沟通计划

创建一个文件,列出需要及时了解项目进展的人员以及他们获得信息的方式。最常见的方法就是周进度报告或月进度报告,汇报项目实施情况,取得的进展和下一周期的工作计划。

风险管理计划

风险管理是项目管理的重要组成部分。尽管风险管理总被忽视,但尽可能的识别出项目中的风险并准备好应对措施是非常重要的。

以下是一些经常会遇到的项目风险:

1) 时间和成本预算过于乐观。

2) 客户审核和反馈太慢。

3) 意外的预算削减。

4) 职责不明。

5) 没有达到利益相关者的要求,或者没有正确理解太慢的需求。

6) 项目启动后,利益相关者改变需求。

7) 项目启动后,利益相关增加新需求。

8) 沟通不善导致误解、质量问题和返工。

9) 缺乏资源。

可以用一个简明的风险日志来跟踪风险。将每一个已识别出的风险记录到风险日志中。写下如果风险发生后的应对之策或预防风险发生的办法。定期查看风险日志,增加在项目进行时发生的风险。记住,忽略风险不代表没有风险。

恭喜您! 遵循以上所有步骤后,您应该能制作一个好的项目计划。记住,请根据项目进展更新计划,对照计划衡量项目进展。

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