项目招投标类业务邮件撰写技巧探索

（CCJK 专属文章）

随着电子商务的日益普及，项目招投标类如雨后春笋般的涌现，其模式一般是由客户在网站上发布详细项目需求（招标），等待提供商响应投标（投标）。这类业务的特点是客户群体明确，项目需求确定，这比漫无目的地发送电子邮件开拓客户，获得订单要容易得多。

但是，现在全球经济不景气，属严重的买方市场。买方需求很小，往往是“僧多粥少”，无论哪个行业，一个项目发布出来，常常是几十个上百个提供商争抢，中标的机率无异于中彩票。如何让自己入客户之“法眼”，最终中标，获得客户订单？

其中起着关键作用的就是“标书”，即发给客户的邮件，据统计，一个人对于收到的邮件，一般只会花 2-3 秒扫一眼邮件的大致内容，特别是开头的几行文字，如果判断为没什么作用或垃圾邮件，那么会被立即删除。

作为 Sales，发送推广邮件，务必需要在邮件内容上下功夫，特别是开头几行，即在 3 秒内能够吸引客户眼球，激发客户兴趣继续往下读，进一步引导客户了解你的业务。

邮件内容对投标类业务更为关键，因为客户的项目需求大家都能看得到，都有了解，各提供商无非是冲着项目而来。邮件内容都与该项目相关，那么，如何才能使自己独树一帜，从众多竞争对手中脱颖而出呢？现以本司翻译项目为例，与大家探讨：

一. 首先要仔细阅读客户的项目需求（招标书），分析客户需求，了解客户最关心什么，项目有何独特之处。把握客户的独特需求后，就可在邮件第一行直接介绍我们在这方面的优势。

比如客户注重价格，可以介绍我们可以提供自由译者的价格，公司的服务水准。
客户注重品质，可以介绍我们的译员都有 5 年以上的翻译经验，严格执行 TEP 流程，层层把关。如果对项目非常有信心，甚至可承诺：Unsatisfied, Refunded!
有的客户强调英理解要准确无误，可以介绍我们的译员有多年国外学习、工作和生活经验，成为英中文化交流的桥梁。
客户要求交货期短，可以介绍我们有 20 多个译员，可同时开工，在最快的时间内完成
客户提供的文件很复杂，可以介绍我们有专业的文档工程师进行处理。如 PDF 文件，可以告知客户这是 InDesign/Framemaker 制作的，我们可在翻译后由排版工程师进行排版
….

我们在与客户联系时，应该考虑如何向客户提供综合的解决方案 (Solutions)，而不只是一个简简单单的翻译项目，等闲视之。

总之，如果我们能准确把握客户需求，就有了一个好的开始，这叫“想客户之所想，急客户之所急”。

为 使大家了解这一点的重要性，我讲一个亲身经历的故事：我刚毕业时，经济也不景气，工作难找。有一个同学到人才市场求职时，从来不带简历，而是仔细看每个单 位贴出的招聘广告，如果觉得岗位合适，就用人才市场提供的表格，根据特定的岗位需求填写，介绍自己在这方面的工作经验和优势，然后提交给招聘专员。其结果 是，别人求职一般需要半个月以上、投出几十上百份简历才能搞定，他只需三到五天、填写几份简历就能应聘成功。

二. 其他需要注意的因素。除了做好前几行的功课，在邮件中应注意以下方面。
1. Sample 的优势。如果客户提供了需要翻译的文件或指明了文件属于哪个领域。那么最好是提供一些翻译精美的文件提供客户，这是获得客户认可的最直接的渠道。
2. 在邮件中，可以设计一些引导、启发客户回复的问题，加强互动。比如说，客户没有告知需要翻译的文件的内容，可咨询：

Could you please tell me more details about your project? So we will provide you with some samples for your review.

3. 邮件行文、语气要热情洋溢，谦恭有礼，具有感染力。让阅读者感受到我们对其项目有信心、有把握、完全能做好，我们是这个项目的不二人选。这些最好是通过实 例和解释来说明，而不是说教式的 We’re the best 这类空洞无物的套话。比如，要表达质量最好这个概念，就需要解释，我们会执行 TEP 流程，配备具有多年专业翻译经验的译员来完成客户项目，这样，客户自然而就信服了。