PM 工作记录

以下是自己刚开始做 PM 的时候一些工作记录,记录下来,希望对新 PM 有所帮助。
做了一段时间的PM 了,其他的问题倒是可以在短时间就上手了。可是自身英文写作能力还是有待加强。所以我在看点书,语法之类的,提高英文写作的能力。这是一个不可以忽视的问题,需要慢慢的提高。
我的点滴记录:
1 有的时候一下子很多项目过来,难免会手忙脚乱的,此时冷静是不可或缺的。可以根据交货的时间和作业的紧急程度来给与安排。有的客户要求的交货期很短就要立即处理。有的客户给的时间充裕就可以延后处理。我刚开始处理项目的时候正是项目很多也很费时间的时候,有一次由于一个大项目的文件处理问题耗费了一段时间,因而耽误另一个项目的处理,客户误以为我方尚未收到项目安排,打电话询问我方是否收到项目。这种情况下我只有和客户解释了。后来就处理的顺利多了。
2 有项目过来,我都会把作业号一个一个列在工作本上,还有重要的一点是我会把交货时间,交货要求等细节简单地记载下来,因为有些细节时间久了可能就忘记了。记下了的话,方便查阅,以免在众多的邮件中查询每个作业的要求,看一下自己的记录就一目了然了。
3         客户发过来的项目有客方的项目号,而我方有我方的作业号,作业多的情况下,如果客户发一个某个作业的反馈过来,而我方用的是我方的作业号,因此可能会有对不上号的情况发生。我一般在工作本上记录我方取的作业号后再加上客户自己的项目号这样核对起来就不会出错了。
4         有些作业很急就是下班了还在处理,此时就要耐心等待了。也可以回家之后查看一下邮箱。
5         有的时候可能会联系不上译员即使是动用了一切可以的方式(邮件,MSN, 电话等),这种情况我就遇到过,而客户方又在催着作业的交货问题,或是有反馈需要处理。联系不到译员,只能和客户耐心解释,说明情况。客户也是会谅解的。
6         有一些很小的作业如十几个字,按公司惯例给客户是收最低报价。给译员有的时候有些译员是会同意免费做的。这需要沟通好。
7         客户的反馈要及时处理,交货时间要很明确,不能含糊。
8         有时客户也可能弄错交货时间,这个时候我一般会把商定交货时间的邮件发给客户,客户就清楚了。总之就是细心解释。
9         客户提供的TM 是trados 7.0 或者是更高版本的,就需要装7.0 的trados 把 TM 导出来。
10     对于很大文件翻译起来了跳的很慢,如PPT, TTX 等,可以把大文件分成几个小的在交给翻译,等译员交货后在合并小文件就可以。
11     给外包译员发的PO 号 也可以记录在工作本的每个作业号旁边,在每个项目完成之后译员会发invoice过来,需要核对。如果invoice和PO 很多的话核对起来比较麻烦。如果在每个作业号后有相应的PO 号记录的话,核对就很快捷。不需要在一大堆的PO 中找每个作业相应的PO 了,因为先前有记录,直接找到该PO 号便可和invoice核对了。
12     对于一些很小的作业,例如,打一行字,很罕见的语种,我们一般给客户报价是最低报价,找译员的话尽量找和我们合作关系好的译员,因为译员一般会免费。
13     由于客户也有晕头转向的时候,对于时间间隔久的作业交货文件格式和其他要求,客户也可能会忘记或者提出新的要求,这个时候就要委婉地提醒客户最初的交货要求了。以免造成客户对我方的交货不满意。最好的办法就是找出最初和客户谈交货条件时候的记录了,客户见了记录,自然就不会有不满了。我就遇到这样的客户,对于我交货文件很不满,可是我是按照和客户的约定交货的,我只好找出当时的邮件记录给客户参考,客户自然也明了。
14     一些网络文件用tageditor进行翻译的时候有些格式会乱,因此要提醒翻译和编辑在处理的时候要特别注意一些源文件的格式,不然的话文件Clean 后,会出现一些问题。例如:我接手的一个简繁体的作业,源文件里面有图像和链接。由于翻译的疏忽,繁体clean 后的链接有些消失了,而简体就没有这样的问题。繁体中链接问题和图像大小都改变了,花了很多时间来修改这些链接和图像大小。
15     ini文件和txt 文件译为繁体中文的时候,我方的客户是日本的,文件在我们这边显示正常,但是到了日本的客户手里显示的就是乱码,这是由于编码的问题。简体我们一般是存为unicode 便可,繁体需要存为繁体big5 code 就好,虽然存为繁体big5 code时文件在我们这显示的是乱码,但是在客户那边是正常的。
16     客户,译员都是人,是人就有犯错的时候。虽然我们是PM, 但我们也不能太没有尊严了,和客户,译员讲什么都得透透彻彻的,该谁错就是谁错,不能一个尽说“sorry”,今天有个invoice的问题,明明就是客户的意外,结果浪费了好多时间。我把更正过后的PO 发给客户,客户就斩钉截铁似的说我弄错了,无奈之下,我把PO 和log analysis (我方统计的和译员统计的),都发给译员,译员才恍然大悟,说自己把PO 存放位置弄错了,结果就认为PO 怎么改都不对。还好最终真相明了。译员也道歉了。说这个问题,不是提倡什么,只是认为对与错要分明。要做到不卑不亢。
17     客户跟踪, 即使在没有项目的时候也可以和客户交流,以免冷落客户。
18     .rc 为扩展名的文件可以用word 打开。
19     同一个项目的TM 要及时更新
20     项目文件夹,最好标明客户PO号,项目名称,及语种

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