Entries by Alice

紧急项目应对体验

本着以客户为中心的原则,PM时常需处理众多紧急项目。有时候在处理项目的同时很有可能客户那边还会来诸多反馈,这样一来,很容易使人手足无措。在处理紧急项目的时候,应该注意哪些问题? 保持良好的心态,切莫急躁慌乱。刚开始紧急项目一多就会很是烦乱,理不清头绪。只怕有时是越慌越乱。所以保持好心态很重要。 分清楚轻重缓急。区分紧急程度,优先处理最为紧急的项目。有条理有次序的安排,各个击破。 选择合适的资源。紧急项目多选择反馈及时的译员,当然优质并配合度高的译员是首选。前几次因为处理紧急项目,大胆启用了一两个新的译员,但是中途发现还是质量不过关。还好稿子收回时及时发现了问题,临时请优质译员处理了才得以解决。 看清楚客户要求,多提醒译员注意。紧急项目很容易忽视或者没有完全遵从客户要求,所以需要在安排的时候多跟译员强调,收回的时候自己再着重检查。 对于众多十万火急的小项目,译员那边有时候可能因为项目多而忘记了个别的交期,所以可以给译员列一个list,这样就不容易遗忘。或者说如果看到他们隔了很久,到很晚还没交,可以再追封邮件请译员一定记得处理。合作多的译员有时候也可能因为超负荷工作不一定记得交,如万一快到交期或者超过交期仍未交付,需电话联络原译员或者迅速联系别的在线靠谱译员。 ……

リソースの重要性

 この間、あるセールスは私に1つ特急の翻訳項目をアレンジすることを頼んしました。ソースはドイツで、目標語は日本語です。私はその項目をクレームした時は朝九時ぐらいで、その時はドイツにいる翻訳者は多分寝ているでしょう。でも、その納期は午後三時です。だから、その項目をいつもハンドルしているドイツにいる翻訳者とすぐ連絡をとることはできない可能性が高いです。どうしよう!ドイツ語を日本語に翻訳するいいリングリストは本当に少ないですから。はじめはたとえ全部既存の翻訳者にオファーしたら、答えは全然なかったんです。最後は、他の同僚の紹介で、今まで頼むことはなかったひとつリングリンクスにアサインして、その項目はやっと完了させます。 実は、私は直接に対応している1つのお客様もいつもそのような特急の翻訳項目があります。いつも夜にはたくさん小さい項目が来ますが、納期はいつもEODまたは翌日のSOBです。基本的的には、翻訳者達は全力を尽くして、納期に満足できるように努力します。でも、もしお客様はぐっと量を増加すれば、すべての納期をミートできないおそれがあります。 たとえ弊社は大部分の方面では、優秀の翻訳者はいっぱいあるですが、私たちにとって、優秀的な翻訳者は多ければ、多いほどはいいです。リソースは項目を成功的に完成すろことの保証と思います。いつでも、いいリソーソを探す意識を持ったほうがいいと思います。  

支付方式

汇款方式有汇款、信用证、分期支付、延期支付等多种。 汇款方式就是付款人根据合同条款,从银行或者其他途径将贷款邮寄给对方的方式。其中包括M/T(电汇)、T/T(信汇)和D/D(票汇)三种。这也叫“顺汇”。根据时间的不同,汇款也可以分为预付和赊销。 信用证(L/C)支付就是信用证开证银行按照进口方式的要求和指示,向出口人保证在一定期限内,根据规定的文件,可在指定银行领取一定金额的贷款,并保证通过银行支付的汇款方式,是现今国际贸易中的一种主要的结算方式。信用证实际是银行作出的有条件的付款承诺。 分期付款一般是在签约后一定期限内先付定金,剩余部分分几次付清。 延期付款就是买房先付定金,以后在商品生产中或交货时再付部分贷款,剩余的大部分贷款可在交完贷款以后再付。 在进出口业务中所使用的贷款结算方式除了上面所说的信用证支付和汇付之外,还有托收这种主要方式。托收是出口商为了向进口商为了向进口商收取贷款,开立汇票委托银行代收的结算方式,可以分为贷款交单(D/P)和承兑交单(D/A)两种。

有关集团意识

集团意识可以说是日本人最具特点的国民性,他们特别注重团队协作。日本企业一个突出的特点是处处强调一个企业就是一个大家庭、一个命运共同体。企业为职工尽心尽力,职工为企业尽职尽责。在这样的大家庭当中,每个成员都是平等的。他们创造了很多规范职工行为、调动职工为维护团队精神而努力的管理思想和 方法。诸如:提倡“和为贵”的思想,彬彬有礼的言行,实行使职工有归属感的终身雇佣制与年功序列制,激励职工不断进取的选拔人才制度,发动职工献计献策的 提案制度。日本企业的经营者乃至董事会,几乎把职工生活的安定作为维护团队精神的重要内容。例如,企业要裁剪人员,也尽力对职工重新就业负责;凡是能再本 厂安排的,就在内部调动;内部安排不下的,有时连经理、厂长也出面负责联系调动其他企业。 为何如此注重团队精神?就其根源,可以说与其稻作文化紧密联系。因稻作不同于广种薄收、靠天吃饭的旱田耕作,兴修水利、插秧收割等都需要集体劳动和合作,由此形成了农村共同体,产生了集团意识。而其传统的家族制度也是产生其注重团队精神的另一重要原因… 任何企业和家族都应该注重这种团队精神的培养…  

老客户管理模式探讨

最近深圳领导莅临分公司,并与各部门同事探讨公司客户管理模式。主要在销售和PM中间展开,并就老客户如何管理这一问题进行探讨。本人在此对这一问题进行简单总结和探讨。 1. 老客户仍旧请销售统一管理和调度。所有项目分给不同PM进行安排,由PM联系译员和编辑并最终将终稿交至销售,由销售统一交给客户。也就是说和新客户的管理模式一样,销售作为客户对接的直接窗口,统一分派项目并进行最终的交付。这种方法,所有该客户的项目等于有了专人把控,统一管理,有利于整个项目进程有条不紊的展开,也更加明确了各个部门的职责,也避免了因多人管理造成的混乱。但是对于有些紧急的特殊客户似乎不是很适用,因为中转项目势必也会造成时间上一定程度的浪费。 2. PM直接管理客户,跟客户直接对接,进行报价和前期的客户对应工作及整个的项目流程管理工作。也就是说,PM全盘管理,省去中间销售的环节。这种方法势必引起PM职能的转变,等于PM同时担起销售的任务。这样PM在安排繁琐的项目之余,还得负责解决客户的其它各项要求,对于项目较少的情况还是可以掌控。但如果这种情况一多也势必造成一定的职能混乱,也会在时间上影响手头上项目的安排。但是省去了中间跟销售对接的流程,在项目确认和交付时更加及时有效。而销售便只注重新客户的开发,无需自行维护。 3. 依老客户本身情况而定。根据客户本身特征确定更加有效的管理方式。针对项目紧急的特殊客户可选择由一两名PM直接应付,分工管理。但是对于比较常规的客户,销售统一管理似乎更能明确职能,清晰管理。 …… 至于到底采取何种模式,可能需要综合考虑,寻找一条最有效最合符实际的道路。

On Management of projects of an Electronic Company

How time flies…I have been as PM for one  Electronic Companynearly half a year…. Their Projects are usually for multi language and at the same time,super urgent….Generally ,their projects are very small,within around 100 words,but they usually includes 3-5 languages pairs,that is to say,English to KK,English to ID,English to VI,English to TH,nowadays they have added one more […]

有关商务书信

商务书信是指在日常的商务往来中用来传递信息、处理商务事宜及联络和沟通关系的文书或信函。中文中常用的商务信函主要有商洽函、询问函、答复函、联系函、请求函、告知函等等。日语中商务信也差不多是如此。本文主要说下日文商务信函的种类。 日文中的商务书信大致可以分为两大类:一是贸易性商务书信;一是社交性商务书信。贸易性商务书信指的是进行实质性贸易往来时所用的书信,包括的内容大致有以下几种:1.请求开展业务,同意或谢绝开展业务;2.请求报价,报价或回绝报价;3.推销商品;4.请求订货,同意或取消订货;5.有关信用证事宜;6.关于汇款;7.各种修改事宜;8.拜托;9.照会;10.取消;11.抗议;12.发货或到货通知;13.道歉;14.索赔;15.辩解;16.反驳;17.催促;等等。社交性商务书信指的是与实际性的贸易往来没有直接的关系,只是与贸易伙伴或者准贸易伙伴之间的普通社交往来所用的书信,主要包括:1.感谢信;2.祝贺信;3.邀请信;4.照会信;5.拜托信;6.慰问信;7.报告信;8.致意信;9.同意信;等等。

关于日系企业文化

日系企业文化潜规则较多。主要有:1.评价员工的首要标准是对企业的忠诚度。个人能力和合作意识并非不重要,但是在评价体系中的权重还是低于前者。2因日本人的中流意识较强,在日系企业里,稳居中游是最优策略。在很多日本人的意识种,不落后他人是最佳状态。因此要想在一家企业中长期发展,就必须有耐心。3用人不疑,疑人不用。新人刚进公司,往往都会做些琐碎细致的工作。也许很多人会觉得无聊没劲,事实上这是管理层考验员工的第一步。通过这一关的考核后,管理层、尤其是中小企业的管理层往往会给予员工更大的自由,让其放手去做事情,借此来考察该员工应对压力、整合各方面资源和协调各方面关系的能力。4不率先创新,但是要把细节做到极致。日本人精细的电子产品就是一个很好的证明。按照经济学术语来说,日本企业家多是风险规避者,讲求稳重求进,一般不愿意付出创新的高风险成本,但是日本企业令人佩服之处,就在于它能实现模仿时滞最小化。5虽然越来越多的女性活跃于职场,能力和地位不断提升。但是在日本企业界和政界高层,女性身影已然不多。大多人依然认为,女性结婚后辞职照顾家里是天经地义,女强人更多的是个贬义词。

还盘

国际贸易中常常会出现报盘和还盘行为,尤其是贸易公司。像本地化公司,提供的是本地化服务。在跟客户或译员打交道时,也会常常涉及报盘和还盘现象。这里主要就还盘说下。 还盘是对最初给出的报价和条件加以修正,也可以说是修正申请。它通常是对报价的部分修正,而非全盘接受,因此法律上也将其视为对原有申请的拒绝,而提出新的申请。当然,如果最初的报价者对还盘无条件接受的话,也便达成了协议。 还盘注意事项:1.从诚信角度出发,为妥善起见,必须先把可能发生的各种情况跟对方说明。否则,如日后万一情况有变,会给对方造成不诚信的不良印象而,于是也便失去了对方的信任甚至会导致日后合作的终结。2贸易实现的是双赢。如果双方都只顾各自一方,很难长久持续下去,因此还盘的时候也需顾及自身利益的同事考虑他方利益。3接受对方报价,合同当即成立,这并不是很难,难的是合同的执行。如果再执行中对方意识到自身成本过高,便不会很痛快地交货,最终招致麻烦的只是自方。比如有项目译员答应交稿,但是如果给对方的价钱过低,对方可能也不会立即响应或交稿。4如知道市场行情而恶意隐瞒或欺骗对方,即使签约也是无效的。所以不能只顾谋利益而触犯法律。

翻訳者とのコミュニケーションと協力

翻訳の会社のPM1つとして、項目のアレンジ、管理とプロセスの把握とか、最後のQAなどをしなければならないです。その中で、もし何か問題が起こって、チエックまたは修正することがある場合、翻訳者からの協力が不可欠です。だから、項目をハンドルするプロセスの中で、翻訳者とのコミュニケーションと協力が重要になります。 まずは、項目をアサインする時、それに関する全部の要求、参考内容、納期などをはっきり伝えること。CCJKに入ったら、英語から日本語にする項目が一番多いですから、日本人の翻訳者は多分自慢の感覚があって、迷惑をかけられること他の人よりはあまり好きないですから、初めて関連ポイントを正しくはっきり説明することがとても重要です。そして、彼達と相談する時、できるだけ謙遜する態度を取り、相手にいい印象を与えるようにします。それから、できるだけ婉曲的な言葉と使い、間違いをはっきりと説明することは避けます。そうすると、それ達といい関係をもてて、もしお客様からのフィードバックが多い場合、翻訳者の助けを求めることはもっと早いようになります。それもコミュニケーションとコツと言えます…