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项目招投标类业务邮件撰写技巧探索

项目招投标类业务邮件撰写技巧探索 (CCJK 专属文章) 随着电子商务的日益普及,项目招投标类如雨后春笋般的涌现,其模式一般是由客户在网站上发布详细项目需求(招标),等待提供商响应投标(投标)。这类业务的特点是客户群体明确,项目需求确定,这比漫无目的地发送电子邮件开拓客户,获得订单要容易得多。 但是,现在全球经济不景气,属严重的买方市场。买方需求很小,往往是“僧多粥少”,无论哪个行业,一个项目发布出来,常常是几十个上百个提供商争抢,中标的机率无异于中彩票。如何让自己入客户之“法眼”,最终中标,获得客户订单? 其中起着关键作用的就是“标书”,即发给客户的邮件,据统计,一个人对于收到的邮件,一般只会花 2-3 秒扫一眼邮件的大致内容,特别是开头的几行文字,如果判断为没什么作用或垃圾邮件,那么会被立即删除。 作为 Sales,发送推广邮件,务必需要在邮件内容上下功夫,特别是开头几行,即在 3 秒内能够吸引客户眼球,激发客户兴趣继续往下读,进一步引导客户了解你的业务。 邮件内容对投标类业务更为关键,因为客户的项目需求大家都能看得到,都有了解,各提供商无非是冲着项目而来。邮件内容都与该项目相关,那么,如何才能使自己独树一帜,从众多竞争对手中脱颖而出呢?现以本司翻译项目为例,与大家探讨: 一. 首先要仔细阅读客户的项目需求(招标书),分析客户需求,了解客户最关心什么,项目有何独特之处。把握客户的独特需求后,就可在邮件第一行直接介绍我们在这方面的优势。 比如客户注重价格,可以介绍我们可以提供自由译者的价格,公司的服务水准。 客户注重品质,可以介绍我们的译员都有 5 年以上的翻译经验,严格执行 TEP 流程,层层把关。如果对项目非常有信心,甚至可承诺:Unsatisfied, Refunded! 有的客户强调英理解要准确无误,可以介绍我们的译员有多年国外学习、工作和生活经验,成为英中文化交流的桥梁。 客户要求交货期短,可以介绍我们有 20 多个译员,可同时开工,在最快的时间内完成 客户提供的文件很复杂,可以介绍我们有专业的文档工程师进行处理。如 PDF 文件,可以告知客户这是 InDesign/Framemaker 制作的,我们可在翻译后由排版工程师进行排版 .... 我们在与客户联系时,应该考虑如何向客户提供综合的解决方案 (Solutions),而不只是一个简简单单的翻译项目,等闲视之。 总之,如果我们能准确把握客户需求,就有了一个好的开始,这叫“想客户之所想,急客户之所急”。 为 使大家了解这一点的重要性,我讲一个亲身经历的故事:我刚毕业时,经济也不景气,工作难找。有一个同学到人才市场求职时,从来不带简历,而是仔细看每个单 位贴出的招聘广告,如果觉得岗位合适,就用人才市场提供的表格,根据特定的岗位需求填写,介绍自己在这方面的工作经验和优势,然后提交给招聘专员。其结果 是,别人求职一般需要半个月以上、投出几十上百份简历才能搞定,他只需三到五天、填写几份简历就能应聘成功。 二. 其他需要注意的因素。除了做好前几行的功课,在邮件中应注意以下方面。 1. Sample 的优势。如果客户提供了需要翻译的文件或指明了文件属于哪个领域。那么最好是提供一些翻译精美的文件提供客户,这是获得客户认可的最直接的渠道。 2. 在邮件中,可以设计一些引导、启发客户回复的问题,加强互动。比如说,客户没有告知需要翻译的文件的内容,可咨询: Could you please tell me more details about your project? So we will provide you with some samples for your review. 3. 邮件行文、语气要热情洋溢,谦恭有礼,具有感染力。让阅读者感受到我们对其项目有信心、有把握、完全能做好,我们是这个项目的不二人选。这些最好是通过实 例和解释来说明,而不是说教式的 We're the best 这类空洞无物的套话。比如,要表达质量最好这个概念,就需要解释,我们会执行 TEP 流程,配备具有多年专业翻译经验的译员来完成客户项目,这样,客户自然而就信服了。

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