如何“有效”会议?

说到开会,不知大家第一感觉是什么?是觉得开心兴奋,还是担心会议枯燥无聊?我相信很多人应该都会有以下的担忧:
1、又要开会啊?(对长篇大论、无主题或三天一两次的会议有恐惧感);
2、要开多久啊?(害怕马拉松式的会议);
3、都什么人开会啊?(看看参加会议的人都是谁,工作繁忙的能否避过);
4、会议针对什么啊?(会议是否有主题,是否有目标、有流程进行)……
你是否曾经坐在一个毫无主题的会议上,在一个无聊的会议上围桌而坐,发呆做白日梦呢?关于糟糕会议的案例有很多很多,但是一个好的会议的特征却是很难下定义的。
为了让这些会议开得更好一些,不仅仅是安排咖啡和面包圈(有时候甚至是椒盐卷饼和啤酒)的问题。有产出、有价值、有参与性的会议需要一个清晰的目标,一个开放的对话环境,以及一个强有力的领导者。
个人觉得较为有效的会议需要具备以下几点:
1、地点:8-15人的会议一般选择在安静的会议室里进行,有需要可准备一些茶点。休息室和咖啡馆对于三四人的小群体来说具有比较好的气氛。外出会议也是一个不错的选择,可选择到附近的空旷草地进行,心情舒畅。
2、流程:提前制定好会议流程和计划,让别人明白你需要谈论什么,给每个部分的流程分配时间和需要配合的人,确定目标然后不要随意更改。
3、视觉辅助:通过白板或者幻灯片放映等充分利用会议。
4、主持能力:这是你主持的会议,所以让大家集中精力是你的工作。如果他们烦了,你就失败了。
5、目标:开会的目标是什么?为解决什么问题?或是需要确定什么内容?从而来决定是否有必要开会,并且只邀请必要的人。
圣母大学的管理学教授J.S曾指出,是否需要举办会议的最好方法是:
1、首先确定传递信息是否是“单通道”的?如果你想给你的团队发送最新消息或者发一个报告,通常电子邮件就足够了。
2、第二,是否需要从所有的参与者那里获得反馈,如果是这样,电子邮件有所限制了。“在一个会议上,你会得到各种不同的反馈,细节上和质量上也都更好一些。”
3、最后,询问是否开会的真正目的是:建立统一认识,即达成共识!
如何“有效”会议,最后还很重要的一点是:做好会议纪要和后续跟进的事宜,让会议上讨论通过的每个事项都有人跟进,且能按规定时间完成!
当然,以上只是我对“会议”的个人看法和想法,大家如有好的建议或方法欢迎分享啊!

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